Quattro famiglie di atti, quattro prompt: determinazioni, deliberazioni, decreti, atti istruttori

Nella guida sul metodo R-C-C-V-F ho mostrato la "ricetta universale" per costruire un prompt amministrativo. Ora calo lo schema su quattro famiglie di atti che vedo continuamente in aula con la PA: determinazioni, deliberazioni, decreti, atti istruttori e relazioni. Ognuna ha una sua struttura tipica, un suo organo emanante, una sua taratura del prompt.

L'obiettivo di questa guida è darti una mappa operativa con un prompt-box per ciascuna famiglia. Sono template che uso e adatto, e che puoi tenere accanto alla scrivania come secondo strumento della cassetta degli attrezzi.

Riconoscere la famiglia a cui appartiene il "tuo" atto è il primo passo per impostare bene il prompt. La struttura del prompt non cambia — cambiano i contenuti, i vincoli, il formato richiesto.

La mappa: quattro famiglie di atti

| Famiglia | Esempi | Chi firma | Quando si usa | |---|---|---|---| | Atti monocratici di gestione | Determinazioni | Dirigente di settore | Atti di gestione operativa (affidamenti, liquidazioni, autorizzazioni) | | Atti collegiali | Deliberazioni | Organo collegiale (Giunta, Consiglio) | Programmazione, indirizzo, atti di rilevanza generale | | Atti monocratici di vertice | Decreti | Presidente / Direttore Generale | Nomine, incarichi dirigenziali, alta amministrazione | | Atti preparatori e di accompagnamento | Atti istruttori, relazioni | Funzionario, tecnico | Pareri, valutazioni, motivazioni che fondano l'atto finale |

Le approfondiamo una per una. Per ciascuna ti lascio un prompt-box completo: copialo, sostituisci le parti fra parentesi quadre, sei operativo.

1. La determinazione

La determinazione è l'atto monocratico di gestione: lo firma il dirigente del settore competente, con responsabilità personale piena. È l'atto più frequente nelle direzioni operative — affidamenti, liquidazioni, autorizzazioni di spesa, gestione del personale, atti di esecuzione.

Inizio sempre da qui in aula per un motivo molto pratico: è l'atto su cui l'IA porta il valore più rapido. Alta frequenza, struttura ricorrente, contenuto giuridico relativamente stabile. È il "pane quotidiano" della gestione, ed è il punto in cui le ore di tempo recuperato si vedono subito.

La struttura tipo (otto blocchi in sequenza fissa)

1. Intestazione — ente, direzione, settore competente.
2. Numero e data — identificativo univoco dell'atto.
3. Oggetto — sintesi dell'azione, autoportante e ricercabile.
4. Premessa — sequenza Visti / Considerato / Ritenuto.
5. Dispositivo — formula "DETERMINA che..." con elenco numerato.
6. Quadro economico — se l'atto comporta spesa: importi, IVA, totale.
7. Imputazione contabile — capitolo, esercizio, copertura finanziaria.
8. Sottoscrizione digitale — firma del dirigente competente.

Conoscere bene questa struttura serve due volte: per riconoscere i pezzi quando l'IA produce l'output, e per scrivere prompt che chiedano esattamente questa scaletta nel formato.

Prompt-box: determinazione di affidamento sotto soglia

Il caso più tipico in assoluto. Lo uso in aula come primo esercizio guidato:

RUOLO: Sei un funzionario esperto di contratti pubblici sotto soglia comunitaria.
CONTESTO: Direzione [X] di un ente regionale, necessità di affidamento diretto
ai sensi dell'art. 50 D.Lgs. 36/2023.
COMPITO: Redigi una bozza di determinazione di affidamento diretto.
VINCOLI: Importo € [IMPORTO]. Operatore [NOME]. CIG [INSERIRE].
NON inventare riferimenti normativi: usa solo D.Lgs. 36/2023 e regolamenti
dell'ente se forniti.
FORMATO: Struttura standard: oggetto, premessa (Visti / Considerato / Ritenuto),
dispositivo (DETERMINA), quadro economico, imputazione contabile.

Quattro errori tipici (e come prevenirli)

Dopo aver letto centinaia di output IA su questo tipo di atto, vedo sempre gli stessi quattro errori. Per ognuno c'è una contromossa nel prompt:

| Errore tipico | Come si previene nel prompt | |---|---| | Riferimenti normativi inventati | "Cita SOLO le norme che ti fornisco" + verifica puntuale | | Importi che non quadrano | "Verifica che la somma del quadro economico sia corretta" | | Linguaggio troppo generico | Aggiungi più dettagli su settore, normativa applicabile, atti precedenti | | Dispositivo vago | Pretendi "DETERMINA che" seguito da elenco numerato |

L'IA tende anche a "riempire i vuoti" inventando dati. La contromossa è arricchire il contesto: CIG, CUP, importo netto e IVA, riferimento al programma triennale, copertura finanziaria specifica. Più dati granulari fornisci, meno l'IA dovrà inventarsi cose.

2. La deliberazione

La deliberazione è l'atto collegiale: lo emana un organo plurale (Giunta o Consiglio). Cambia tutto rispetto alla determinazione: organo, procedura, pareri obbligatori, pubblicità. Il prompt si adatta.

La cosa importante da capire è che, nel processo amministrativo, noi non scriviamo "la deliberazione" — scriviamo la proposta di deliberazione. È un atto in iter, distinto dalla deliberazione adottata. Specificarlo nel prompt evita un errore semantico ricorrente.

La struttura tipo (con tre differenze chiave rispetto alla determinazione)

1. Intestazione — organo emanante (Giunta / Consiglio).
2. Numero, data, seduta — identificativi della seduta collegiale.
3. Oggetto — sintetico e ricercabile.
4. Relazione del proponente — argomentazione del componente che propone (nuovo blocco).
5. Premessa — Visti / Considerato / Ritenuto, ma in struttura collegiale.
6. Pareri — di regolarità tecnica e contabile, obbligatori (nuovo blocco).
7. Dispositivo — formula "DELIBERA" + punti numerati.
8. Verbalizzazione e sottoscrizione — verbalizzazione collegiale (nuovo blocco).

Le tre differenze in evidenza sono il motivo per cui un prompt "da determinazione" non funziona per una deliberazione: mancano relazione del proponente, pareri obbligatori, verbalizzazione.

Prompt-box: proposta di deliberazione di Giunta

RUOLO: Sei un funzionario esperto di programmazione di settore in un ente regionale.
CONTESTO: Proposta alla Giunta per l'approvazione di un programma di interventi
nel settore [X], con copertura su capitolo [Y] del bilancio dell'ente.
COMPITO: Redigi una bozza di PROPOSTA di deliberazione (atto in iter,
non deliberazione adottata).
VINCOLI: NON inventare riferimenti normativi. Cita la legge regionale
di riferimento del settore se fornita. Lascia spazi [DA COMPILARE] dove servono
dati specifici.
FORMATO: Oggetto; relazione del proponente; premessa Visti/Considerato/Ritenuto;
dispositivo "PROPONE alla Giunta di deliberare"; spazio pareri.

Trucco operativo: i tre ruoli

Una tecnica avanzata che ho rubato dall'esperienza in aula. La uso quando devo portare in Giunta un pacchetto completo: chiedere all'IA di redigere, dallo stesso input, anche le bozze dei pareri tecnico e contabile.

Il modo più elegante per farlo è lavorare in tre passaggi consecutivi sulla stessa chat:

1. "Sei il proponente" → produce la proposta di deliberazione.
2. "Ora sei il responsabile tecnico" → produce la bozza di parere di regolarità tecnica sulla proposta.
3. "Ora sei il responsabile contabile" → produce la bozza di parere di regolarità contabile.

Triplichi l'output mantenendo l'allineamento. Poi rivedi, valida, firma. Sono tre bozze, non tre atti adottati: la responsabilità delle firme resta interamente sui rispettivi responsabili.

3. Il decreto

Il decreto è l'atto monocratico di vertice: lo firma il Presidente della Regione o il Direttore Generale. Frequenza minore della determinazione, ma rilevanza maggiore. Linguaggio più solenne, contenuti spesso strategici, formula tipica "DECRETA".

La differenza con la determinazione è il livello dell'organo emanante: vertice politico-amministrativo vs dirigenza di settore. Il prompt deve riflettere la solennità del registro.

La struttura tipo

1. Intestazione solenne — "IL PRESIDENTE..." / "IL DIRETTORE GENERALE...".
2. Numero e data — identificativo dell'atto.
3. Oggetto — sintetico ma autoportante.
4. Preambolo esteso — Visti normativi, atti presupposti, contesto giuridico ampio.
5. Considerato e Ritenuto — motivazione articolata.
6. Dispositivo — formula "DECRETA" seguita da punti numerati.
7. Disposizioni finali — pubblicazione sul bollettino regionale, efficacia.
8. Sottoscrizione del vertice — firma del Presidente o del Direttore Generale.

Prompt-box: decreto di conferimento di incarico dirigenziale

Esempio operativo per atto di nomina:

RUOLO: Sei un funzionario esperto di organizzazione e personale dirigenziale
in un ente regionale.
CONTESTO: Conferimento di incarico dirigenziale ad interim ai sensi
del D.Lgs. 165/2001 e del regolamento di organizzazione dell'ente.
COMPITO: Redigi una bozza di decreto di conferimento di incarico dirigenziale.
VINCOLI: NON inventare norme. Lascia placeholder [NOME], [STRUTTURA],
[DURATA], [COMPENSO]. Linguaggio formale-solenne adatto a un decreto
del vertice politico-amministrativo.
FORMATO: Intestazione "IL PRESIDENTE..."; preambolo esteso con Visti;
Considerato; Ritenuto; dispositivo "DECRETA"; disposizioni finali
e pubblicazione sul bollettino regionale.

Il vincolo "linguaggio formale-solenne" è quello che cambia nettamente lo stile dell'output. Specificarlo evita derive colloquiali e produce un registro adatto a un atto del vertice.

4. Atti istruttori e relazioni: il sotto-iceberg

Questa è la famiglia più sottovalutata, ed è anche quella in cui l'IA porta il contributo maggiore in assoluto. Te lo dico chiaro: se devi scegliere un solo punto del Modulo C su cui investire da subito, è questo.

L'idea: un atto firmato è la punta di un iceberg. Sotto la punta c'è il lavoro che lo fonda — pareri tecnici, valutazioni, perizie, schede istruttorie, relazioni di servizio. È il "lavoro vero" dell'amministrazione, quello dove si concentra la maggior parte del tempo redazionale, ed è anche quello su cui l'IA può accelerare di più senza rischi sul fronte della firma (tu non firmi un parere istruttorio come atto autonomo: lo metti a fondamento dell'atto finale, che firmerà chi di competenza).

La gerarchia dell'iceberg

[ATTO FIRMATO]            ← determinazione, deliberazione, decreto
       ↑
[RELAZIONE]               ← argomentazione, motivazione, ricostruzione fatti
       ↑
[ATTI ISTRUTTORI]         ← pareri, valutazioni, schede, perizie
       ↑
[MATERIALE GREZZO]        ← mail, appunti, dati, riferimenti

L'IA accelera massicciamente i passaggi intermedi: dal materiale grezzo agli atti istruttori, dagli atti istruttori alla relazione. L'atto firmato resta tuo — ma ci arrivi molto più velocemente.

La relazione: cuore della motivazione

La relazione è dove l'amministrazione "spiega" perché fa quello che fa. È il cuore della motivazione richiesta dall'art. 3 della Legge 241/1990, ed è la prima cosa che si guarda in caso di contenzioso. Una buona relazione rende l'atto difendibile.

Struttura tipo (sei blocchi in arco logico):

1. Premessa — oggetto e finalità del documento.
2. Inquadramento normativo — cornice giuridica generale e di settore.
3. Ricostruzione dei fatti — cronologia, atti precedenti, situazione di partenza.
4. Motivazione tecnica — ragioni di merito a sostegno della proposta.
5. Valutazione di impatto / finanziaria — effetti attesi, sostenibilità.
6. Conclusioni e proposta — sintesi e raccomandazione operativa all'organo competente.

Prompt-box: relazione istruttoria da materiale grezzo

Questo è uno dei prompt più potenti che insegno. Il principio: incollare nel prompt mail, appunti, comunicazioni e chiedere all'IA di "estrarre il senso" e strutturarlo. Risparmia ore.

RUOLO: Sei un funzionario di un ente regionale che redige relazioni istruttorie
a supporto di atti dirigenziali.
CONTESTO: Ti fornisco materiale eterogeneo relativo a [OGGETTO]: estratti di mail,
appunti, pareri parziali, dati. Devi STRUTTURARLO in una relazione istruttoria.
COMPITO: Costruisci una relazione istruttoria di accompagnamento.
VINCOLI: Usa SOLO le informazioni fornite. NON inventare fatti, importi
o riferimenti. Se manca un'informazione, scrivi [DA INTEGRARE].
Anonimizza i dati personali.
FORMATO: Premessa; inquadramento normativo; ricostruzione fatti;
motivazione tecnica; valutazione di impatto; conclusioni e proposta.

[MATERIALE FORNITO]
[INCOLLA QUI APPUNTI / MAIL / PARERI]

Il vincolo "Usa SOLO le informazioni fornite" è la protezione principale: l'IA struttura sul tuo materiale, senza fantasie aggiuntive.

L'IA è un ottimo strutturatore. Un pessimo inventore. Sfruttane la prima qualità — disinnescane la seconda.

Una nota importante: prima di incollare materiale grezzo nel prompt, anonimizza i dati personali (nominativi, codici fiscali, dati sensibili). È un passaggio rapido ma non opzionale; le tecniche complete le tratterò nelle guide su privacy e sicurezza.

5. I preamboli: la zona delicata

Concludo questa guida con la famiglia che richiede più cautela in assoluto: i preamboli e i richiami normativi.

Il preambolo è la "porta d'ingresso" giuridica dell'atto: la sequenza Visti / Considerato / Ritenuto. Da fuori sembra una formalità burocratica. In realtà è ciò che rende l'atto giuridicamente solido — o fragile. Ed è la zona in cui l'IA sbaglia di più.

La sequenza Visti / Considerato / Ritenuto

Tre sezioni con funzioni distinte. Non sono intercambiabili: l'IA tende a confondere i piani, a ripetere, a trasformare un "Considerato" in un "Visto" e viceversa. Bisogna istruirla bene.

| Sezione | Funzione | Cosa contiene | |---|---|---| | Visti | Norme e atti presupposti | Riferimenti normativi applicabili, atti amministrativi presupposti, provvedimenti precedenti. In ordine di gerarchia delle fonti. | | Considerato | Fatti e ragioni di merito | Ricostruzione del contesto fattuale, ragioni di merito, argomentazione tecnica, valutazioni intermedie | | Ritenuto | Valutazione conclusiva | La sintesi valutativa finale — il "ponte logico" verso il dispositivo |

Prompt-box: costruire un preambolo strutturato

Il prompt più "difensivo" del lotto. Tre divieti espliciti — la ridondanza, qui, è una virtù:

RUOLO: Sei un funzionario esperto nella redazione di preamboli amministrativi.
CONTESTO: Devi costruire il preambolo per [TIPO DI ATTO] su [OGGETTO].
Ti fornisco l'elenco delle norme di riferimento e dei fatti rilevanti.
COMPITO: Redigi il preambolo nella sequenza Visti / Considerato / Ritenuto.
VINCOLI: Usa SOLO le norme che ti fornisco. NON aggiungere, NON inventare,
NON estrapolare riferimenti normativi non presenti nell'elenco.
Se ti pare manchi una norma, segnalalo come "[DA VERIFICARE]" senza inserirla.
FORMATO: Sezione VISTI con elenco numerato; sezione CONSIDERATO con elenco
discorsivo; sezione RITENUTO con conclusione logica.

[NORME DI RIFERIMENTO]
[INCOLLA QUI L'ELENCO]

[FATTI RILEVANTI]
[INCOLLA QUI I FATTI]

Allerta finale: le allucinazioni normative

Le IA generative allucinano articoli di legge. Lo scrivo in maiuscolo perché è il rischio più subdolo che vedo in aula. Esempi reali che ho raccolto:

• "Art. 47 D.Lgs. 36/2023" citato come fondamento di un affidamento... ma quell'articolo non esiste.
• Un articolo che esiste, citato in un caso a cui non si applica.
• Una norma abrogata da anni, riportata come vigente.

Il problema è che il riferimento sembra plausibile e formalmente corretto: due cifre, un anno, una sigla. Solo la verifica puntuale rivela il problema. La soluzione operativa è doppia:

1. Vincolo esplicito nel prompt: "NON inventare riferimenti normativi".
2. Verifica umana puntuale di OGNI articolo citato in OGNI atto. Senza eccezioni.

Le tecniche complete di prevenzione delle allucinazioni — hardening del prompt, validazione anti-bias, tracciamento dell'origine del riferimento — sono il cuore della guida sulla sicurezza che pubblicherò separatamente.

Quattro famiglie, un'unica regola

La regola che lega tutte e quattro le famiglie è sempre la stessa, e te la rilascio così com'è:

L'IA propone, l'umano dispone. L'IA accelera, ma non firma.

I prompt-box di questa guida ti fanno guadagnare ore. Le strutture tipo ti aiutano a riconoscere i pezzi quando l'output arriva. Ma la firma — e la responsabilità — restano sempre umane, in ogni famiglia di atti.

Nella prossima guida del percorso ti mostro l'altra metà del lavoro: come usare l'IA non per redigere ma per revisionare un atto già nostro, su tre dimensioni — chiarezza, coerenza, sintesi. È un uso meno rischioso e altrettanto potente, e si chiude con una checklist redazionale che funziona sempre, IA o no.

Per ora, l'invito operativo è questo: scegli una sola delle quattro famiglie — quella che produci di più nel tuo ufficio — e prova a usare il prompt-box corrispondente questa settimana. Adattalo ai tuoi campi [X], lancialo su Gemini o Claude, valida l'output. È così che il framework smette di essere una teoria e diventa uno strumento di lavoro.